Wissenswertes zum Vertrauensanwalt

Beschäftigte haben das Recht, auf Umstände hinzuweisen, die auf eine Verletzung von Gesetzen oder internen Regeln schließen lassen. Der Vertrauensanwalt nimmt diese Hinweise entgegen. Er bietet einen rechtlich geschützten und vertraulichen Bereich außerhalb des Unternehmens an. Er klärt den*die Hinweisgeber*in über seine*ihre Rechte und das weitere Vorgehen auf. Nur mit dem Einverständnis des*der Hinweisgeber*in leitet der Vertrauensanwalt den Hinweis an seine*ihre Ansprechpartner*innen im Unternehmen weiter.

Der Vertrauensanwalt kann als Vertrauensperson in den Vorgang einbezogen werden. Er steht dem*der Hinweisgeber*in jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung.

Alle Beschäftigten und Externe, wie Lieferanten oder Dienstleister, können sich an den Vertrauensanwalt wenden.

Der Vertrauensanwalt nimmt Hinweise auf Gesetzesverletzungen und interne Verstöße entgegen. Ziel ist vor allem die Aufklärung und Verhinderung von Wirtschaftsstraftaten, Bilanzdelikten und Vermögensschädigungen. Aber auch alle Verstöße gegen den Verhaltenskodex, z.B. Diskriminierungen, können berichtet werden.

Ja. Allein der*die Hinweisgeber*in entscheidet darüber, welche Informationen er*sie an den Vertrauensanwalt gibt und welche Informationen der Vertrauensanwalt im zweiten Schritt an das Unternehmen weitergeben soll. Nur bei missbräuchlicher Verwendung, d.h. bei vorsätzlich falschen Hinweisen, ist der Vertrauensanwalt befugt, auch gegen den Willen des*der Hinweisgeber*in Informationen weiterzugeben. Darüber klärt der Vertrauensanwalt beim ersten Kontakt auf.

Nein, der Vertrauensanwalt kann von jedem kostenfrei in Anspruch genommen werden.

Ja, Hinweisgeber*innen können sich auch anonym an den Vertrauensanwalt wenden. Das gilt schon bei der ersten Kontaktaufnahme mit dem Vertrauensanwalt. Soweit gewünscht, wahrt der Vertrauensanwalt anschließend gegenüber dem Unternehmen die Anonymität des*der Hinweisgeber*in.

Dem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Dazu leitet der Vertrauensanwalt den Hinweis nach vorheriger Prüfung an seine*n Ansprechpartner*in im Unternehmen, in der Regel an das Compliance Team, weiter.

Die zuständige Stelle, zum Beispiel Compliance oder der Datenschutzbeauftragte, führt die Untersuchung durch. Soweit der Hinweis plausibel ist, besteht die Pflicht zur Untersuchung. Über die Art und Weise des Vorgehens entscheidet die zuständige Stelle unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten. Das     schließt auch ein, darüber zu entscheiden, wann der*die Vorgesetzte oder die Geschäftsleitung eingebunden werden darf.

Der*die Hinweisgeber*in kann sich jederzeit bei dem Vertrauensanwalt über den Sachstand informieren. Über die Einleitung einer Untersuchung sowie mindestens über den Abschluss des Vorgangs wird der*die Hinweisgeber*in durch den Vertrauensanwalt im Rahmen des rechtlich Zulässigen unterrichtet.

Nein, der Vertrauensanwalt darf eine*n Hinweisgeber*in nicht in einem behördlichen oder gerichtlichen Verfahren vertreten. Deshalb kann und darf der Vertrauensanwalt auch keine Schritte einleiten, um die individuellen Rechte oder Ansprüche des*der Hinweisgeber*in gerichtlich durchzusetzen.

Ja. Der Vertrauensanwalt wird als selbständiger und unabhängiger Rechtsanwalt tätig und unterliegt keinen Anweisungen durch das Unternehmen hinsichtlich der inhaltlichen Sachbehandlung. Der Vertrauensanwalt entscheidet nach eigener pflichtgemäßer Prüfung, ob und inwieweit er einen ihm unterbreiteten Sachverhalt an das Unternehmen weitergeben darf.

Die erste Kontaktaufnahme kann über die veröffentlichten Kanäle (u.a. Telefon, E-Mail, SMS, Fax, Post, Plattform www.report-tvh.de) oder auch in einem persönlichen Gespräch erfolgen.

Ja. Jedem*jeder Mitarbeiter*in stehen weiterhin sein*ihr Vorgesetzter, das Compliance Team, der Betriebsrat, der juristische Bereich und natürlich auch die Geschäftsleitung als Ansprechpartner*innen zur Verfügung.

Ja. Der*die Hinweisgeber*in ist geschützt. Jede gegen den*die Hinweisgeber*in gerichtete Vergeltungshandlung wird nicht toleriert.

Trotz immer wieder geäußerter Skepsis sind Fälle des Denunziantentums bei der Bestellung eines Vertrauensanwalts sehr selten. Dennoch klärt der Vertrauensanwalt den Hinweisgeber zu Beginn des Gesprächs darüber auf, dass ein Missbrauch des Hinweismanagements nicht toleriert wird und der Vertrauensanwalt bei einem vorsätzlichen, also wissentlichen, Missbrauch verpflichtet ist, die Personalien des*der Hinweisgebers*in an das Unternehmen weiterzugeben. In jedem Fall drohen Mitarbeiter*innen bei vorsätzlichem Missbrauch des Hinweismanagements disziplinarrechtliche Konsequenzen.  

Der Vertrauensanwalt stellt die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicher. Die erhobenen personenbezogenen Daten beschränken sich auf Angaben zur Identität des*der Hinweisgebers*in und der betroffenen Person(en). Der*die Datenschutzbeauftragte des Unternehmens prüft regelmäßig die Datenschutzkonformität des Hinweismanagements.

Nein. Es gilt die Unschuldsvermutung. Jedem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Erst nach Abschluss des Vorgangs wird über mögliche Maßnahmen entschieden.

Soweit der Hinweis in guter Absicht, d.h. nicht vorsätzlich falsch, gegeben wurde, muss der*die Hinweisgeber*in keinerlei Konsequenzen befürchten.

Nein, die Inanspruchnahme des Vertrauensanwalts ist freiwillig. Er ist als zusätzliche Anlaufstelle eingerichtet worden.

Ja. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, den Vertrauensanwalt persönlich aufzusuchen und ein vertrauliches Gespräch zu führen.

Ja.

Ja, notwendige und angemessene Reisekosten werden vom Unternehmen ersetzt. Die Abwicklung wird von dem Vertrauensanwalt übernommen, so dass auch hier die Anonymität – soweit erforderlich - gewahrt bleibt.  

Ja. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der*die Hinweisgeber*in durch den Vertrauensanwalt im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.

Nein. Sollte der Vertrauensanwalt in einem Straf-, Zivil- oder sonstigen Verfahren als Zeuge vernommen werden, wird er den Namen und die Identität des*der ratsuchenden Hinweisgebers*in nur dann offenbaren, wenn ihm dies sowohl vom Unternehmen als auch von dem*der Hinweisgeber*in ausdrücklich gestattet worden ist.

Ja. Der Vertrauensanwalt kann zunächst völlig vertraulich kontaktiert werden. Der Vertrauensanwalt klärt den*die Hinweisgeber*in über seine*ihre Rechte zu Beginn des Gespräches auf. Erst am Ende des Gespräches entscheidet der*die Hinweisgeber*in dann, ob und in welcher Form die Informationen an das Unternehmen weitergegeben werden sollen.

Der Vertrauensanwalt kann auch dann kontaktiert werden, wenn sich der*die Hinweisgeber*in selbst strafbar gemacht haben sollte. Zum einen kann der Vertrauensanwalt den*die Hinweisgeber*in über seine Rechte aufklären, zum anderen wird eine Selbstanzeige im Rahmen des bestehenden Arbeitsverhältnisses positiv bewertet und kann in einem möglichen späteren Gerichtsverfahren strafmildernd wirken.

Nein. Nur in eng umgrenzten Ausnahmefällen bei wirklich schwerwiegenden Straftaten besteht für jedermann die Pflicht, den Hinweis auf eine Straftat an eine Staatsanwaltschaft weiterzugeben.

In diesem Fall kann sich der Vertrauensanwalt unmittelbar an die Geschäftsleitung des Unternehmens wenden.

Das kann nicht allgemeingültig beantwortet werden. Es gibt Hinweise, die innerhalb von wenigen Stunden abschließend bearbeitet werden können. Bei umfangreichen Untersuchungen kann die Bearbeitung mehrere Wochen dauern.